28 | 07 | 2014
Indicadores normalizados espacio temporales de comportamiento de museos Imprimir E-mail
Revista - 16-17
Escrito por Alejandro   
Lunes, 03 de Mayo de 2010 12:20

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Indicadores normalizados espacio temporales de comportamiento de museos

Por Francisco Julián Betancourt M

 

Introducción

Al contestar la pregunta ¿Cómo gestionan los museos? Peter Jackson señala en Indicadores de comportamiento; promesas y escollos[1], lo siguiente:

 

“Para contestar a estas preguntas es hoy frecuente evaluar la labor de los museos por medio de unos indicadores de comportamiento. No se trata, sin embargo, de una regla matemática precisa; al contrario, es un procedimiento lleno de problemas y escollos. La aparente complejidad técnica de este tipo de medición es una máscara que puede encubrir valores contrapuestos y problemas conceptuales profundos, empezando por el de determinar exactamente qué es ‹‹comportamiento››, para seguir con el concepto de ‹‹rentabilidad de inversión››.”.

 

La actitud prudente y precavida de Jackson contrasta con una tendencia que absolutiza al dato confiriéndole un carácter objetivo per se,  ajeno al proceso de construcción de indicadores, o bien, volviendo al indicador en un objetivo en sí.

 

Peter Ames en la Evaluación de los méritos de los museos[2] antes de proponer algunos indicadores hace los siguientes comentarios:

 

“En primer lugar, no hay que dar demasiada importancia al hecho de que muchas, cuando no todas las cualidades esenciales de los museos no se pueden medir de modo cuantitativo. Los ratios no pueden evaluar la importancia de la finalidad del museo ni la calidad de sus programas educativos. Jamás se debe tratar de recopilar una serie de ratios para un museo dado, ni siquiera de leerlos, sin integrarlos en un marco más amplio. En el mejor de los casos, esta recopilación podrá, con el tiempo, destacar aquellas cualidades de integridad y características de eficiencia que han demostrado ser susceptibles de análisis a través de los ratios y ofrecer ciertas indicaciones sobre si el museo está bien dirigido o no. En segundo lugar, será difícil determinar cuál debe ser el valor ideal de un ratio, si es que lo hay. Tercero, la necesidad de garantizar la posibilidad de efectuar comparaciones entre le ratio de una institución y la norma del sector siempre está ahí. ¿son las definiciones del numerador y el denominador, las   unidades de medida  y las reglas de contabilidad exactamente las mismas? Por último,   ‹‹ debe existir un sistema de medida del rendimiento […] o si no el objetivo fundamental de la gestión del museo podría pasar de ser el cumplimiento de la misión real a centrarse en el sistema en sí›› (Wehle, 1978, 19).”

 

Ames da  estos cautelosos comentarios antes de presentar su conjunto de indicadores planteándolos como un conjunto de partida. La necesaria cautela puesta de presente por los dos autores antes mencionados hace que uno se pregunte si será posible encontrar valores ideales o por lo menos óptimos y un sistema de medida que permita comparar museos o por lo menos explicitar tendencias y grupos ya, que necesariamente, en el comportamiento, desempeño o rendimiento de un museo entran factores muy locales y de microcontexto que juegan un papel importante en el comportamiento de las instituciones museales, lo cual obviamente, influye en un proceso de comparación de museos y en el proceso de construcción de indicadores se debe ser conciente de ello .

 

Por otro lado la construcción de indicadores está ligada con la cultura de la evaluación, necesaria en el mundo actual para mejorar desempeños y para gestionar financiamiento. Aparejado con ello hay una ética de la evaluación que impide “inflar las cifras” con el fin de mejorar los logros y desempeños.

 

Para el Museo de la Ciencia y el Juego, MCJ, la cuestión inicialmente era si el comportamiento de los pequeños museos y muy pequeños museos podían ser comparados con museos de mayor tamaño ya que estos  prestan unos servicios que no están al alcance de los pequeños museos, de tal forma que al mirar indicadores de desempeño parecería que estos servicios marcaran una distancia grande entre los museos desde el punto de vista del tamaño. La preocupación en 1999 era ¿es posible la comparación? ¿cómo lo podemos hacer y qué alcance tiene? Hay que recordar que los pequeños y muy pequeños museos constituyen por lo menos el 70% de este tipo de entes en el mundo y por esa razón debe hacerse esfuerzos que permitan refinar el proceso de análisis del comportamiento de los museos y su posible comparación.

 

Indicadores de comportamiento de la ASTC

El problema de evaluar el desempeño de los museos ha sido una preocupación de muchas instituciones y personas desde las primeras décadas del siglo pasado y este esfuerzo no ha sido ajeno a las distintas redes que agrupan a los museos y centros de C&T. Por ejemplo, la Association of Science – Technology Centres, ASTC, utilizó en su Sourcebook of Science Center Satatistics 2001  los siguientes 4 índices o razones de comportamiento (Perfomance ratios)[3]:

 

·         Número de visitantes año/ pie cuadrado del espacio público interior.

·         Visitantes año/ empleo de tiempo completo

·         Costos por pie cuadrado

·         Costos por visitante

 

El espacio público interior, EPI, fue la variable que utilizó la ASTC para definir los 4 tamaños que tradicionalmente ha utilizado y que son muy pequeño

( EPI  < 1800 m2 ), pequeño ( 1800 m2<EPI <6750 m2) mediano (6750 m2<EPI<18000m2) y grande (EPI >18000 m2) [4]Criterio que es diferente  al usado en la Red-Pop en donde es la superficie de todo el edificio el que define el tamaño del museo o centro.

 

En el Sourcebook 2004[5] se cambiaron los criterios  mirando la eficiencia de la operación a través de dos índices de comportamiento distintos que suponen “métricas” diferentes:

 

  • Número de visitantes año/ pie2 de espacio interior de exposición

  • Costo por visitante

 

Siendo el espacio interior de la exposición, EIE,  el criterio para definir nuevamente los rangos de superficie para los tamaños: muy pequeño (EIE < 1116 m2) pequeño (1116 m2< EIE < 2325 m2) mediano (2325 < EIE < 4650 m2) grande (EIE> 4650 m2)

 

El costo por visitante va acompañado por  índices de asistencia (Attendance ratios):

 

Gastos de operación/ visitantes exposición, Costos de personal/visitante, visitante/ empleos de tiempo completo, visitantes / pie2 de exposición,  % de grupos escolares respecto a visitantes que pagan tiquete.

 

Los datos obtenidos, trabajados estadísticamente, permiten encontrar promedios, medianas y analizar los percentiles de la distribución, encontrando tendencias dentro del grupo analizado y dando normas para cada tamaño.

 

Indicadores normalizados

La preocupación en 1999 era construir un grupo de indicadores que permitieran comparar el comportamiento de los pequeños y muy pequeños museos con los medianos y grandes, cuyos volúmenes involucrados en los diferentes parámetros pareciera que tuvieran un desempeño casi óptimo.

 

El proceso consistió básicamente en construir un índice que pudiera tener un valor unitario como comportamiento óptimo, cuyo significado debe ser analizado cuidadosamente  en el sentido de tener claridad de qué significa la unidad o un valor mayor de la unidad o menor de ella y qué factores influyen en el comportamiento de este índice.  Construido este índice, es fácil construir una familia de ellos que establecen rangos y tendencias y que tratados conjuntamente van a dar una idea muy cercana de cómo ha sido la gestión del museo.

 

Como lo que se trataba era de comparar, se buscó aquellos factores comunes a todos los museos, independientemente de su tamaño. Uno de estos factores es espacial y se cuantifica como el número de metros cuadrados interiores dedicados exclusivamente a la exposición, es decir al área en donde están instalados los objetos, equipos, montajes o módulos que constituyen la exhibición. El otro factor es de índole temporal y tiene como unidad el día, que parece más flexible en la mayoría de los casos  que tomar como unidad el año que se utiliza en apreciaciones de tipo macro. En otras palabras construimos una “métrica”[6] bidimensional espacio temporal, distinta a las “métricas” que se encuentran en los manuales de la ASTC.

 

El primer índice normalizado o índice base[7] es definido por la siguiente razón:

 

Número de visitantes / día x m2 de exposición[8]              1 

 

Este índice es el que necesitamos ya que lo podemos igualar a la unidad la cual, aventuramos como hipótesis, constituye el valor óptimo ideal para la utilización del espacio de la exposición por día. Valores mayores de 1 en esta perspectiva significan sobre utilización del espacio con todos los problemas que ello conlleva tales como aglomeraciones, falta de control, daños etc. Valores menores significan subutilización del espacio expositivo.  En este caso 1 se transforma en:

 

          1 =  Número de visitantes / día x m2 de exposición                2        

 

Cuando el índice es igual a la unidad, numéricamente la cifra del los visitantes por día es igual al número de metros cuadrados de la exposición.  Por ejemplo, la sala interactiva del MCJ tan sólo tiene 200 m2 y de acuerdo con lo dicho debe ser visitada diariamente por 200 personas lo cual constituye el uso óptimo para ella. Un espacio expositivo de 4000 m2 debe ser visitado óptimamente por 4000 personas día y así sucesivamente lo cual significa que entre mayor sea el área de la exposición mayor debe ser el número de visitantes diarios, lo cual impone unos requerimientos muy altos para los museos medianos y grandes en términos de recursos materiales y humanos para no alejarse tanto de la unidad.

 

¿En qué condiciones es posible alcanzar la unidad? Debe tenerse en cuenta que existen múltiples aspectos que influyen sobre este índice, siendo los más importantes el tipo de diseño de los módulos – por ejemplo, pequeño, mediano y gran formato de los módulos - y la puesta en escena realizada.

 

Las pinacotecas y los museos de arte cuya puesta en escena es típicamente perimetral la unidad es el valor óptimo.  En otros museos cuyas exposiciones tienen módulos de distinto formato la cuestión es diferente. En la sala interactiva del MCJ el área promedio de las bases de los módulos es de 0.8 m2 y por módulo se ha dejado   6.25 m2, y en otras ocasiones 10 m2[9], que es la superficie de área de trabajo y circulación cuando el módulo está en el interior del área de exposición. Si se encuentra contra una pared o en una esquina los 10 m2 se verán reducidos a 5 m2 y 2.5 m2 respectivamente. En otras palabras el espacio disponible para que el público observe, trabaje y circule influye en este índice siendo favorecido por módulos de pequeño formato en lugar de los de gran formato.

 

Lo anterior tiene que ver con lo que hemos llamado el factor de llenado, Fll , del área de exposición definido como la fracción que resulta de dividir el área cubierta por los módulos por el área total de la exposición. En la sala interactiva del MCJ este factor ha oscilado de 0.1 a 0.16 y ya en estos casos es difícil obtener el valor óptimo unitario.

 

Parece entonces plausible suponer que la unidad como valor óptimo para un alto porcentaje de museos  no sea muy útil,  en tanto que está afectado por el factor de llenado, es decir que no toda el área de exposición está a disposición del público ya que parcialmente está ocupada por los objetos expuestos,  y por lo tanto un comportamiento óptimo real sería:

 

 1 – Fll = Número de visitantes / día x m2 de exposición.                  3

 

Esta relación daría el número óptimo de visitantes día. Este nuevo valor  por lo menos tiene en cuenta factores locales y hace que para cada museo (y para cada exposición) exista un valor óptimo que debe ser encontrado y que simplemente está relacionado con el espacio realmente disponible para el público en una exposición determinada.

 

Lo anterior nos lleva a plantear  la cuestión de otra manera: ¿cuál es el área óptima disponible en la exposición por visitante? Planteada a sí la cuestión queda independiente del tamaño de los módulos utilizado. Nuestra experiencia nos dice que con 4 m2 / visitante se siente incomodidad, mejora con 6 m2 y  de 8  a 9 m2 hay gran comodidad sin que el espacio se sienta “vacío”.  Menos de 4 m2 es claramente incómodo y mayor de 13 m2 se empieza a sentir vacío por lo menos en el rango de nuestra experiencia.

 

El manejo de este rango es claramente una decisión del museo que debe hacerse de manera consciente y voluntaria. Como ya se mostró no depende del tamaño de la exposición sino del espacio disponible para el público y del número de visitantes hora que se desea tener, para ello no se necesitan ni expertos ni comparaciones con otros museos. Se necesita una experiencia calificada interna que sepa manejar los grados crecientes o decrecientes de comodidad para el visitante, que, por supuesto, tiene visos sujetivos y también culturales en la medida en que hay culturas de contacto y culturas de no contacto[10].

.

The National Museum of American History, el Smithisonian, reporta en el manual de la ASTC de 2001, 5.500.000 de visitantes y un espacio de exposición interior de  27.000 m2, si suponemos que la exposición es de gran formato tendremos un espacio disponible para el público aproximadamente  de 16200 m2 para un volumen diario de promedio de 15278 personas lo cual significa 1910 personas hora y aproximadamente 8.5 m2 por persona, lo cual indica que en este aspecto la visita parece ser cómoda.[11]

 

Catalina Nagy, cuando era gerente del Planetario Distrital de Bogotá, quien leyó la versión inicial de este artículo, sugirió que debería también trabajarse con el “tiempo óptimo” de recorrido de la exposición en relación con el tiempo que está abierto el museo al día y así establecer el número óptimo de visitantes diarios. Reflexionando un poco sobre el “tiempo óptimo” llegué a la conclusión que él debería establecerse después de muchas observaciones de diferentes tipos de visitantes a una exposición específica lo cual da no un solo valor sino un rango de ellos.

 

En esta perspectiva, un indicador que utilice tanto el área óptima disponible por visitante como el tiempo óptimo es el siguiente:. 

 

Número óptimo de visitantes día =

 

 (Área total disponible para el público en m2 / área óptima por visitante en m2) x (Tiempo total abierto al día en horas/ “tiempo óptimo” en horas) [12]               4

 

La utilización de 4 involucra la evaluación de factores de diversa índole (valorativos, idiosincráticos, sicológicos, etc.) relacionados básicamente con el “tiempo óptimo” y que se expresan en una exposición particular cuando es visitada por un  público que es heterogéneo.

 

Ahora bien, volviendo a la familia inicial de índices que se desprenden de la relación 2, éstos están construidos utilizando razones en donde el denominador está constituido por nuestra “métrica” espacio temporal ( área de la exposición en metros cuadrados por el factor temporal día). Las siguientes razones o índices pertenecen a esta familia:

 

1.   Público escolar/ m2 exp. día

2.   Público docente escolar  / m2 exp. día

3.   Público familiar / m2 exp. día

4.   Costos operativos de la exposición / m2 exp. día

5.   Costos operativos totales / m2 exp. día

6.   Costos publicitarios exposición/ mexp. día

7.   Costos publicitarios totales/ m2 exp. día

8.   Costos mercadeo exposición/ m2 exp. día

9.   Personal de tiempo completo / m2 exp. día

10.                Personal de atención al público visitante exposición (guías, animadores, anfitriones) / m2 exp. día

11.                Personal mantenimiento/ m2 exp. día

12.                Voluntarios / m2 exp. día

13.                Área en m2 dedicada a talleres y actividades educativas para  diferentes públicos (docentes, estudiantes, etc.) / m2 de exposición día

14.                Área dedicada a diseño y desarrollo de exposiciones / m2 de exposición día

15.                Área en m2 dedicada a talleres de reparación / m2 de exposición día

16.                Área en m2 dedicada a bodegaje / m2 de exposición permanente

 

Como se observa, la familia está constituida por cuatro subfamilias basadas en 4 factores: públicos, costos, personal requerido por el museo y áreas relacionadas a diferentes actividades, y por lo tanto sirve para revisar y hacer seguimiento la política de visitantes, la política de costos, la política de personal y la política de gestión de espacios que tenga el museo y comparar con instituciones similares.

 

En cada una de estas subfamilias se pueden desarrollar más índices de acuerdo a las necesidades de análisis de cada institución. Los índices de las subfamilias sirven para sopesar el peso relativo que tienen cada uno de los factores base respecto  a la superficie de exposición. Además haciendo combinaciones se pueden realizar comparaciones relativas y se obtienen otros índices.

 

Como ya se comentó, en el Sourcebook del 2004 se utilizaron dos “métricas” diferentes: una basada sobre el área de exposición y la otra sobre los visitantes. Nuestra  “métrica” espacio temporal permite deducir la “métrica” basada en los visitantes. Veamos varios ejemplos:

 

Público escolar/ Visitante = (Público escolar/m2 día)/(Visitantes/m2 día)

 

Costos operativos/ Visitante = (Costos operativos/m2 día) / (visitantes/m2 día)

 

Personal de tiempo completo/ Visitante = (Personal de TC/m2 día)/ (Visitantes/m2 día)

 

Existen otros servicios prestados por los museos pero que generalmente no son compartidos por los pequeños y muy pequeños entes museales algunos de ellos son:

 

1.   Área en m2 exposiciones temporales / m2 día

2.   Área en m2 de teatros / m2 día

3.   Área de m2 de restaurantes y cafeterías / m2 día

4.   Área en m2 de biblioteca y centro de / m2 día

5.   Área en m2 dedicadas a otros servicios / m2 día

 

Como se puede observar se pueden generar los índices que se necesitan para mirar los comportamientos relativos de los parámetros que uno quiera estudiar a través de definirlos inicialmente o por combinación de ellos.

 

Estos índices también van a ser influenciados por las concepciones y las intensiones museológicas y educativas del museo que pueden oscilar entre la recreación y la enseñanza – la exposición como sustituto del aula escolar- y los estilos de guianza que obedecen a esas concepciones.

 

En el caso particular del MCJ, que es un museo interactivo, la exposición es un ámbito de juego y un espacio de libre aprendizaje, las visitas pueden ser libres o guiadas,  semiestructuradas o estructuradas, el índice 10 ha variado desde 0 a  0.02 o lo que es lo mismo un guía cada 50 m2 para el último valor. 

 

Al aplicar los índices a los museos de un país, una región o una red se van a generar series de datos de manera similar a como lo hace la ASTC que permiten comparaciones de índole general. Por ejemplo, el noveno índice Personal de tiempo completo / m2 exp. día nos muestra, al comparar  museos de diferentes tamaños, si en ellos hay una tendencia al burocratismo y fallas en la política de gestión de personal (cuando un museo mediano tienen una planta de personal similar a la de un museo mucho mayor que presta muchos más servicios, algo está fallando en el museo).

 

Por otro lado, existen museos de carácter público y de carácter privado. En la lista antes dada los índices 6, 7 y 8  son poco utilizados por los museos públicos de nuestra región lo cual no debería ser así.  Sin embargo, cuando los costos publicitarios son altos, cuestión que es de relativa frecuencia en los museos privados, se pone de presente que los museos supuestamente sin ánimo de lucro empiezan a transitar por los caminos de las empresas comerciales, caminos que desvirtúan  el espíritu del museo como ente cultural que ofrece espacios educativos y comunicativos importantes para la formación del ciudadano. Basta analizar superficialmente la publicidad para constatar que en muchos de estos casos corresponde a estrategias de venta comercial que pregonan que son los líderes, los más grandes, los únicos, etc.

 

Al utilizar el índice base (Número de visitantes / día x m2 de exposición) a los datos de la ASTC del manual del 2001[13] obtuvimos los siguientes promedios para el índice:

 

0.44 museos muy pequeños

0,32  museos pequeños

0.31 museos medianos

0.32 museos grandes

 

Sin conocer los formatos de los módulos de las diferentes exposiciones es difícil decir algo respecto a los anteriores promedios. Se puede sospechar que los museos muy pequeños en promedio tienen puestas en escena de pequeño formato y estarían a medio camino del comportamiento óptimo, igualmente pasaría con los museos grandes que tenderían en promedio a formatos grandes. Para el caso del Smithsonian el índice dio 0.57 cercano a su valor óptimo de 0,6, suponiendo una exposición de formato grande con un factor de llenado de 0.4. Como es obvio, cada caso debe ser estudiado cuidadosamente.

 

Para terminar, intentemos con un gráfico aclarar algunas cuestiones aquí presentadas.

 

El gráfico No 1 muestra el comportamiento óptimo que corresponde a varios casos: la recta 1 con pendiente unitaria, que correspondería al comportamiento óptimo para pinacotecas y para todo tipo de exposiciones con puestas en escena perimetrales. La recta 2 con pendiente 0, 88 que corresponde a puestas en escena con módulos de pequeño formato (1 m2 de base promedio). La recta 3 con pendiente 0.76 que corresponde a formatos medianos (2 m2 de base promedio) y la recta 4 que corresponde a puestas con módulos de mayor formato (4 m2 de base promedio)[14].  En todos los casos, arriba de cada recta significa sobresaturación es decir exceso de personas y abajo subutilización del espacio, menos personas de lo indicado. El ejercicio nos ha llevado a que podamos comparar exposiciones que tengan módulos con formatos similares lo cual hace la comparación, como ya se dijo,  independiente del tamaño del museo.

 

No sobra recalcar que la “métrica” propuesta espacio temporal nos parece  indicada para ser utilizada en una gran variedad de situaciones para generar índices que permiten dar cuenta del comportamiento de los museos en sus variados aspectos.

 

Por último, se debe resaltar la necesidad de construir la cultura de la planeación con sus procesos de evaluación, ella debe interiorizarse tanto a nivel institucional como a nivel individual. Es erróneo evaluar sólo cuando un agente exterior así lo exige, el proceso parece ajeno e impuesto por condiciones externas y no se vive en el día a día institucional, ocasionando a menudo malos entendidos. Los museos deben cumplir los mandatos misionales y para su consecución es necesario realizar el seguimiento de las políticas, planes, programas y proyectos de toda índole de la institución, ello se reflejará en el buen desempeño tanto interno como externo y con la satisfacción de estar cumpliendo la misión y alcanzando los horizontes establecidos o soñados.
 


 

Gráfico No 1 visitantes día vs m2


 


[1]  Peter M JacKson, Cáp. 16.en La gestión del Museo, Kevin Moore, compilador,  Ediciones Trea, S.L.

[2]  Peter J. Ames, Cáp. 2. en La gestión del Museo, Kevin Moore, compilador,  Ediciones Trea, S.L.

[3] ASTC Sourcebook of Science Center Statistics 2001.

[4] He convertido pies2 a m2 que es la unidad usual en nuestra región.

[5] ASTC Sourcebook of Science Center Statistics 2004

 

[6] la “métrica” es entendida aquí como la unidad básica sobre la que se construye el indicador.

[7] Realmente el índice base es el único que tiene como valor óptimo la unidad.

[8] El número de visitantes por día es un promedio que se calcula dividiendo el número total de visitantes en un año por el número total de días abiertos al público.

 

[9] Esta superficie incluye el área de la base del módulo.

[10] Al respecto ver en el libro de Flora Davis, La comunicación no verbal, el capítulo 10, Mensajes a distancia y en proximidad.

[11] Se supuso que la exposición está abierta 360 días al año  y que el factor de llenado es de 0.4 aunque puede ser mayor o menor.

[12] En el MCJ hemos llegado a la conclusión que para algunas cuestiones es mejor utilizar visitantes hora, en lugar de visitantes día.

[13] La información suministrada por el manual no tiene los días que cada museo atiende al año, supusimos 360 días, desechamos valores muy bajos (< 0.1) sospechando que no funcionado todo el año y dado que la información respecto a los días no se sabe a ciencia cierta utilizamos como factor de conversión de pies cuadrados a metros cuadrados 0.09 lo cual introduce un error del 3% aproximadamente.

[14] Por supuesto que estos son simplemente valores que se han tomado. En cada caso se debe calcular el valor de 1 – Fll.